Stellenbeschreibung

Die Pinéa-Programm-Gruppe e.V. (kurz: PPG) bietet in der Ferienanlage Les Résidences Pinéa in Calvi auf Korsika von Mai bis Oktober ein christliches Urlaubsprogramm in deutscher Sprache an. Urlauber genießen morgendliche Inputs mit Musik, einen offenen Gottesdienst am Sonntag sowie Vorträge und Konzerte renommierter Musiker und Redner an den Abenden.

Für unser Büro in Kassel suchen wir zu sofort eine

Verwaltungsleitung

40 Stunden / Woche, Teilzeit nach Absprache möglich

Der/Die Stelleninhaber(in) ist verantwortliche für die Erledigung der täglichen Vereinsgeschäfte. Die Zuständigkeit erstreckt sich auf die gesamte Organisation der Vereinsarbeit. Dabei koordiniert er/sie seine/ihre Aufgaben eng mit dem geschäftsführenden Vorstand und berichtet an den Schatzmeister.

Hauptaufgaben:

• Verantwortlich zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Mitgliederdatei, Ein- und Austritte
• Erledigung des gesamten Schriftverkehrs des Vereins
• Koordination der finanziellen Administration in enger Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerbüro
• Verantwortlich für das gesamte Versicherungswesen des Vereins
• Planung, Koordination und Durchführung der Fundraising-Maßnahmen
• Verantwortlich für Planung, Organisation und Dokumentation der Mitgliederversammlung
• Protokollführung bei Organsitzungen zu Administration & Finanzen
• Führung und Verwalten des Vereinsarchivs
• Koordination und Priorisierung der anfallenden Aufgaben in enger Absprache mit allen Ressortleitern

Einzelaufgaben (diese können ggf. auch an andere Ressortmitarbeiter delegiert werden):

• Eingangsbearbeitung, Sortierung und ggf. Beantwortung des gesamten Postverkehrs (Post und E-Mail)
• Weiterleitung aller eingehenden Informationen an die relevanten Vorstandsmitglieder und Ressortmitarbeiter
• Modernisierung und Digitalisierung der Vereinsverwaltung und der Vereinskommunikation
• Sicherstellung ordnungsgemäßen Zahlungsverkehrs in Absprache mit Buchhaltung, Steuerbüro und Vereinsführung
• Definition, Beauftragung und Kontrolle von regelmäßigen Berichten aus den Fachbereichen (Programmarbeit, Werbung, Mitarbeiter, Finanzen, Spenden, …)
• Erfassen neuer Mitgliedsanträge und Versenden von Aufnahmebestätigungen mit allen relevanten Informationen (Satzung, Begrüßungsschreiben, Vereinsordnung, Terminen, etc.)
• Erfassen von Kündigungen und Versenden eines Bestätigungsschreibens
• Archivieren von Aufnahmeanträgen, Schriftverkehr von Mitgliedern und Kündigungen
• Durchführung von Mitgliederbefragungen
• Ansprechpartner für Beschwerden von Vereinsmitgliedern
• Versenden von Grußkarten/-briefen an relevanten Jahresterminen an die Vereinsmitglieder
• Führen des Terminkalenders für die Verwaltung und Vorstand
• Jährliche Koordination der administrativen Dokumentationspflichten (z.B. Inventur)

Netzwerk:

• Geschäftsführender Vorstand / Gesamtvorstand
• Programmleitungsteam in Calvi
• Reiseveranstalter
•  (Groß-)Spender und Unterstützer
• Mitglieder
• Verbände

Persönliche Anforderungen:

• Kaufmännische Ausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung
• Organisatorisches und koordinatives Geschick
• Geübter Umgang mit gängigen EDV-Programmen (Word, Excel, PPT, etc.)
• Kenntnisse im Umgang mit Internet und modernen (Online-)Kommunikationsmedien
• Gute Kommunikation (Vernetzung)
• Kenntnis über die Strukturen und Aufgaben des Vereins und deren Netzwerk

jetzt bewerben

Pinéa-Programm-Gruppe e.V.
Mühlenstraße 177
41236 Mönchengladbach

T +49 21 66 92 49 52 77/ 78
F +49 21 66 92 49 522

www.pinea-programm.de

Ihre Bewerbung bitte per E-Mail an den PPG-Schatzmeister Axel Juhre a.juhre@pinea-corsica.de