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Büroleitung und Assistenz des Vorstands (m/w)

  • Berlin, Berlin, Deutschland
  • Vollzeit

Stellenbeschreibung

International Justice Mission (IJM) Deutschland e. V. sucht zum schnellst möglichen Termin eine

Büroleitung und Assistenz des Vorstands (m/w)

Der gemeinnützige Verein International Justice Mission (IJM) Deutschland e. V. setzt sich weltweit für die Rechte armer Menschen ein. Ein besonderer Fokus liegt auf der Bekämpfung von Menschenhandel und Sklaverei. IJM Deutschland ist Teil der internationalen Menschenrechtsorganisation International Justice Mission (IJM) mit Hauptsitz in Washington, D. C. (USA) und weiteren Büros in Kanada, Großbritannien, Australien und den Niederlanden. IJM führt Projekte in zehn Ländern in Afrika, Asien und Lateinamerika aus, um Menschen aus Gewalt und Unterdrückung zu befreien und über unsere Programmatik eine nachhaltige Transformation der Rechtssysteme zu erreichen.

Die deutsche Niederlassung in Berlin unterstützt die weltweite Fallarbeit personell und finanziell sowie durch Bildungs- und politische Arbeit. IJM Deutschland wurde 2010 gegründet und etabliert sich seither als Start-Up zunehmend auf dem hiesigen Markt. Für unser wachsendes Team mit aktuell sieben Personen plus Praktikantinnen und Praktikanten suchen wir zum schnellst möglichen Termin eine administrative Büroleitung und Assistenz des Vorstands, die in der Schnittstelle zwischen Vorstand und Team agiert.

Ihre Aufgabe als Büroleitung/Assistenz des Vorstands wird es sein, unser Büro unter Ihrer Leitung am Laufen halten und dem Team bei allen administrativen und organisatorischen Belangen zur Seite stehen, sodass sich die Mitarbeiter voll und ganz auf die Aufgaben in ihren Bereichen konzentrieren können. Sie tragen maßgeblich dazu bei, Aufgaben und Menschen zu organisieren, zu koordinieren und Strukturen zu etablieren sowie nachzuhalten, die eine reibungslose und schnelle Arbeit ermöglichen.

Aufgabenbeschreibung

  • Sie erledigen eigenverantwortlich und selbstständig alle Assistenzaufgaben für den Vorstand (Termine, Planungen von Sitzungen, Reisen, Kommunikation mit internationalen Partnern von IJM, etc.)
  • Sie verantworten die tägliche Büroorganisation als administrative Büroleitung und bilden die Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Vorstand und dem Team, dazu gehören besonders die Koordination der Arbeitsabläufe sowie die Organisation des Terminkalenders von Vorstand und gesamten Büro
  • Gemeinsam mit unserer Buchhaltung sind Sie die Ansprechperson für unseren Steuerberater und das Finanzamt
  • Sie unterstützen den Vorstand bei der Erstellung der Strategie-/Jahres-/Budgetplanung und sind maßgeblich an der Umsetzung beteiligt
  • Sie kümmern sich um das Personalmanagement (Urlaubsplanung, Aufsetzen und Verwalten von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen etc.) und sind die erste Ansprechperson für Ämter, Krankenkassen und unsere externe Lohnbuchhaltung

Anforderungsprofil

  • Eine kaufmännische Ausbildung/Studium oder einen vergleichbaren Abschluss und eine mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büroleitung/ Assistenz des Vorstands (mindestens 4 Jahre)
  • ausgezeichnete Team- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Durchsetzungsvermögen
  • ein eigenverantwortliches proaktives Handlungs- und Organisationsgeschick
  • die Fähigkeit zur Improvisation und Entwicklung kreativer Lösungen
  • ein professionelles Auftreten, Flexibilität und Belastbarkeit
  • einen ausgeprägten Sinn für Struktur, Ordnung und zielorientiertes Arbeiten
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • sehr gute Office-Kenntnisse (Word, Excel etc.)
  • grundlegende Buchhaltungskenntnisse
  • ausgeprägter Wille zur Weiterbildung und Einarbeitung in Neues
  • eigene Ideen und Kreativität in Bezug auf unsere Organisationsstruktur
  • Erfahrung mit der Datenbank Salesforce und/oder Optigem wünschenswert

Arbeitsbedingungen

  • Arbeitsbeginn: zum schnellst möglichen Termin
  • Arbeitsort: Geschäftsstelle in Berlin
  • Umfang: volle Stelle
  • Vergütung: Bitte nennen Sie uns Ihre Gehaltsvorstellung
  • Bei der Einstellung setzen wir die Unterzeichnung unserer Kinderschutz-Policy voraus und bitten um ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis
  • Wir erwarten eine hohe Identifikation mit der Arbeit, den Zielen und Werten von IJM Deutschland

Wir bieten Ihnen…

…eine sinnstiftende Tätigkeit in einer innovativen, schnell wachsenden Non-Profit-Organisation mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten. Es erwarten Sie verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem jungen, hoch motivierten Team mit sieben Mitarbeitern. Flexible Arbeitszeiten, ein moderner Arbeitsplatz und Weiterbildungsmöglichkeiten sind für uns selbstverständlich.

 

Kontaktmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, aus der hervorgeht, warum IJM Ihr zukünftiger Arbeitgeber sein sollte und was Sie qualifiziert, unsere Arbeit zu unterstützen. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Referenzen, Zeugnisse) per Email an Michaela Blume: mblume@ijm-deutschland.de. Bitte fassen Sie alle Unterlagen in einem Dokument (pdf, nicht größer als 5MB) zusammen.

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